Checklist: Passing on Tariffs and Anti-Dumping Duties by Importing Medical Devices and Machines

1. Contract Review

• Does the contract contain price adjustment clauses?

• Are there force majeure or price determination clauses (§§ 315 ff. BGB)?

• Do the requirements of general terms and conditions law (transparency, admissibility in B2B) apply?

2. Document the Cost Trigger

• Record the amount, timing, and legal basis of imposed tariffs / anti-dumping duties.

• Secure customs notices and calculation bases.

• Clearly demonstrate the impact on margin and pricing.

3. Apply the Price Adjustment Clause

• Verify the mechanism: adjustment only to the extent of the actual additional burden.

• Provide supporting documents and evidence to the customer.

• Ensure transparent communication.

4. Contract Adjustment under § 313 BGB (if no clause exists)

• Prove significant, unforeseeable change in circumstances.

• Document the balancing of interests (e.g., were alternative suppliers considered?).

• Adjustment is the priority; withdrawal or termination only in exceptional cases.

5. Check Impossibility / Force Majeure

• Relevant only in cases of objective impediments to performance or unreasonable hardship.

• Mere cost increases are insufficient.

6. Customer Communication

• Inform customers early about the cost trigger and intended adjustment.

• Disclose the calculation method.

• Address solution rights or downward adjustments (if duties are removed).

7. Drafting Future Contracts

• Include clear price adjustment clauses with defined cost triggers and calculation mechanisms.

• Establish requirements for proof and documentation.

• Optionally allow for downward adjustments and termination rights.

• Specify that supply chain adjustments are not required.

Note: This checklist is provided for information purposes only and does not constitute legal advice! No liability is assumed for the checklist. For advice on your specific case, please contact the law firm.

Checkliste: Weitergabe von Zöllen und Antidumpingzöllen beim Import von Medizintechnik & Maschinen

1. Vertragsprüfung

• Enthält der Vertrag Preisanpassungsklauseln?
• Gibt es Force-Majeure- oder Preisbestimmungsklauseln (§§ 315 ff. BGB)?
• Sind AGB-rechtliche Anforderungen (Transparenz, Zulässigkeit im B2B) erfüllt?

2. Kostenanlass dokumentieren

• Höhe, Zeitpunkt und Rechtsgrundlage der eingeführten Zölle / Antidumpingzölle erfassen.
• Zollbescheide und Berechnungsgrundlagen sichern.
• Auswirkungen auf Marge und Kalkulation nachvollziehbar darstellen.

3. Preisanpassungsklausel anwenden

• Mechanismus prüfen: Anpassung nur in Höhe der tatsächlichen Mehrbelastung.
• Belege und Nachweise dem Kunden vorlegen.
• Transparente Kommunikation sicherstellen.

4. Vertragsanpassung nach § 313 BGB (falls keine Klausel vorhanden)

• Wesentliche, unvorhersehbare Änderung der Umstände nachweisen.
• Interessenabwägung dokumentieren (z. B. Alternativlieferanten geprüft?).
• Anpassung vorrangig; Rücktritt oder Kündigung nur im Ausnahmefall.

5. Unmöglichkeit / Force Majeure prüfen

• Nur bei objektiver Leistungshindernis oder unzumutbarer Opfergrenze relevant.
• Bloße Kostensteigerungen reichen nicht aus.

6. Kommunikation mit dem Kunden

• Frühzeitige Information über Kostenanlass und beabsichtigte Anpassung.
• Rechenweg offenlegen.
• Lösungsrechte oder Abwärtsanpassungen (bei Wegfall von Zöllen) thematisieren.

7. Gestaltung künftiger Verträge

• Klare Preisanpassungsklauseln mit definierten Kostenanlässen und Berechnungsmechanismen einbauen.
• Nachweis- und Dokumentationspflichten verankern.
• Optionale Öffnung für Abwärtsanpassungen und Lösungsrechte einfügen.
• Festlegen, dass Lieferkettenanpassungen nicht geschuldet sind.

Achtung: Diese Checkliste dient ausschließlich zur Information und stellt keine Rechtsberatung dar! Für die Checkliste kann daher keine Haftung übernommen werden. Bitte wenden Sie sich für eine Beratung zu Ihrem konkreten Fall an die Kanzlei.